Controle e Gerenciamento de Documentos

A Autodesk Construction Cloud é o ecossistema CDE da Autodesk. Para saber mais sobre o que é um CDE, acesse o artigo O que é um Ambiente Comum de Dados (CDE). Também conhecida também como ACC, contempla um conjunto de tecnologias (dentre elas o Autodesk Docs) a fim de otimizar todo o processo de trabalho dos empreendimentos de engenharia e construção.  

Nesse ambiente comum de dados há o gerenciamento de arquivos, a colaboração de projetos, a detecção de interferências, a coordenação de modelos, o levantamento de quantitativos, a colaboração na construção e o gerenciamento de custos. Nesta primeira parte, serão abordados os recursos gerenciais do Autodesk Docs. 

Controle de documentos 

O Autodesk Docs (disponível na Autodesk Construction Coud) tem como missão organizar, distribuir e compartilhar os arquivos para que todos da equipe tenham acesso às informações necessárias em um ambiente colaborativo. Como forma de fazer o controle de documentos, o Docs oferece algumas possibilidades. 

Padrão de Nomenclatura 

O CDE Autodesk Docs trouxe a ferramenta Padrão de Nomenclatura, que permite a eficiente identificação dos documentos a partir da padronização de seus nomes. A ferramenta tem como base a norma ABNT NBR ISO 19650, que define os princípios e requisitos de gerenciamento de informações no contexto da transformação digital do ambiente de construção. 

Para se estabelecer um padrão adequado às regras da empresa, criam-se atributos no Autodesk Docs para compor o nome dos arquivos. A partir disso, identificam-se as pastas que que devem ter a regra aplicada e então elas armazenam apenas os arquivos que possuem o padrão estabelecido.  

Registro de Atividades

Para toda ação, há uma reação. Todo e qualquer arquivo carregado e utilizado na Autodesk Docs, seja um contrato (.pdf), planilhas de planejamento (.xlsx), arquivos de projeto em formatos .ifc, .dwg, .rvt, .nwd, e assim por diante, tem seu registro de atividades sendo anotado constantemente na plataforma.  

Na entrega de um produto, os arquivos precisam ser carregados, visualizados, entrar em processo de revisão e, por vezes, receber não conformidades e sofrer alterações. Absolutamente todas as ações, desde o carregamento, a visualização, edição, exclusão, restauração, entre outras, ficam registradas no Autodesk Docs com as informações do nome do usuário e o registro de data e hora que foi realizada.  

Versão 

Todos os arquivos que são armazenados no Docs possuem versões e a cada novo carregamento de um arquivo com o mesmo nome, ela é atualizada. A versão é uma das comprovações do desenvolvimento de um trabalho, por armazenar todas as etapas ou modificações interna dos arquivos.  

Ela pode ser utilizada para fazer análises comparativas e resgate de uma versão anterior caso necessário. Considerando um processo de trabalho diário da equipe de projeto, pode ocorrer de determinado arquivo ficar corrompido e no meio do desenvolvimento ser preciso acessar a versão anterior para que haja a continuidade do trabalho.  

Permissões  

As permissões, não menos importantes, são fundamentais para o controle de documentos. Sendo o Docs a base do ambiente comum de dados, a plataforma abarcará diversas pessoas de diferentes áreas e empresas e, dessa forma, precisam ser estabelecidas permissões para cada tipo de usuário.  

Na Autodesk Docs, há perfis de administrador de conta, projeto e usuário. Enquanto um gerente de projeto tem acesso administrativo e consegue visualizar contratos do projeto, engenheiros e arquitetos têm acesso restrito aos arquivos de projeto, e o cliente final poderia gerir todo esse ambiente e ter acesso a tudo.  

Gerenciamento de documentos e projeto 

No Ambiente Comum de Dados todas as informações do projeto estão em um único ambiente, o que permite a facilidade no gerenciamento de documentos e projetos com auxílio de algumas ferramentas.  

Confira nosso case sobre a implantação de CDE na SABESP e operação assistida nas unidades de projetos

Insight 

O Insight apresenta painéis sobre tendências e padrões com base nos dados do projeto. Ele contribui no levantamento de análises para se obter informações e agir de forma preditiva. 

Alguns dados do Insight gerados a partir do Docs são: quantos problemas têm por empresa, quantas ocorrências estão abertas, pendentes e em revisão, quais revisões já estão com prazo vencido, quais estão para vencer e quais estão dentro do prazo. 

O Insight ajuda a ter uma visão geral e gerencial do projeto, podendo atuar em conjunto com programas como o Microsoft Power BI, que possibilita geração de painéis customizáveis de acordo com a necessidade do projeto e da empresa. 

Relatórios 

A extração de dados é importante para que tanto projetistas, engenheiros, arquitetos, gestores, coordenadores, diretores, dentro outros atores, possam extrair dados e fazer um acompanhamento recorrente do projeto.  

Dentro do Autodesk Docs, é possível a extração de qualquer informação: registros de atividades do projeto, das revisões, transmissões e problemas. Todos esses relatórios são importantes para que cada empresa ou equipe consiga fazer a gestão de seus trabalhos de forma ágil e eficiente, agindo o quanto antes para resolução das ocorrências. 

Conclusão 

Nessa primeira parte do artigo, foram abordados os recursos gerenciais do Autodesk Docs. Foi exposto a importância da identificação dos documentos a partir da padronização de seus nomes, o registro automático de toda atividade realizada na plataforma, a atualização de versões, a importante definição de diferentes permissões para diferentes perfis de usuário, o gerenciamento de documentos através de painéis analíticos e geração de relatórios.  

Todo o gerenciamento de documentos em um único ambiente, proporciona uma melhor gestão dos dados, facilidade no encontro de informações e a agilidade para resolução de problemas e levantamento de material para futuras averiguações.  

Na segunda parte desse artigo, trataremos da análise e revisão de documentos, fique de olho nas próximas postagens no blog da FF Solutions!