Abaixo seguem os principais fundamentos para a elaboração de um cronograma de projetos, incluindo as ferramentas e técnicas utilizadas para desenvolvê-lo.

1.Premissas e Restrições

Antes de iniciar a construção do cronograma, é necessário identificar e mapear todas as premissas e restrições que podem impactar seu desenvolvimento. Alguns exemplos são:

• Recursos – disponibilidades e limitações.
• Orçamento – custo estimado do projeto.
• Qualidade – qual o nível de qualidade exigida em sua entrega.
• Escopo – ter bem claro qual é o escopo do projeto.
• Prazo – data de início e demais restrições de tempo quanto as entregas do projeto.

Dicas: Em algumas organizações, após a autorização formal para iniciar o projeto, elabora-se o Termo de Abertura do Projeto (TAP), que contém todas as informações mencionadas acima.

2.Definição das atividades

Após o mapeamento das informações essenciais do projeto, podemos começar a desenvolver a estrutura do cronograma. Esse procedimento pode ser dividido em duas etapas:

• Desenvolvimento da EAP: A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é uma decomposição hierárquica do trabalho a ser realizado no projeto. A forma como ela será organizada pode contribuir para um gerenciamento mais ágil e assertivo ao longo do projeto.
• Definição das Atividades: Listar todas as atividades e alocá-las nos grupos da EAP do projeto.

Dicas: utilize as premissas mapeadas do projeto para definir a EAP e suas respectivas atividades; reflita sobre qual o nível de detalhamento das atividades será necessário para o seu projeto.

3.Estimativa de durações

Nesta etapa, será necessário estimar as durações de todas as atividades do projeto. Algumas técnicas que podem ser utilizadas para estimar as durações são:

• Estimativa análoga: é baseada em dados históricos de projetos similares.
• Estimativa paramétrica: é calculada através de fórmula paramétrica utilizando dados conhecidos.
• Estimativa de três pontos: é calculada com base em cenários otimista, pessimista e mais provável.
• Estimativa bottom-up: é mensurada através do detalhamento em atividades menores.

Dicas: A estimativa das durações é uma das etapas mais importantes do desenvolvimento do cronograma. Se o cálculo for feito de forma equivocada, o prazo do projeto poderá ser comprometido. Não é indicado ter atividades com durações muito longas, nesses casos, a recomendação é dividir a atividade e etapas menores.

4.Definição de relacionamentos

A próxima etapa é definir o sequenciamento das atividades. Para isso, podemos destacar alguns exemplos de relacionamentos que podem ser utilizados entre as atividades.

• Finish-to-Start (FS) – Término para Início
• Start-to-Start (SS) – Início para Início
• Finish-to-Finish (FF) – Término para Término
• Start-to-Finish (SF) – Início para Término

Dicas: Atividades sem relacionamentos podem impactar negativamente a assertividade do projeto. Procure sempre deixá-las com, no mínimo, um tipo de relacionamento (exceto a atividade inicial do projeto).

5.Programação do Cronograma

Após o término das etapas anteriores, o cronograma estará desenvolvido com todas as atividades do seu escopo, as durações estimadas e os relacionamentos atribuídos. Nesta etapa, realiza-se a programação (cálculo) de toda a rede de informações para estimar a data de término do projeto. Após o cálculo, caso haja algum ponto fora das premissas do projeto, ajuste-o pontualmente nas atividades correspondentes.

Ferramentas e Técnicas

Método do Caminho Crítico (CPM) – O Caminho Crítico de um projeto é a sequência de atividades mais longa, sem folgas, cuja conclusão da última atividade determina o término do projeto. É fundamental analisar as atividades críticas após a programação, pois qualquer alteração na duração ou no relacionamento pode impactar o prazo final

• Gráfico de Gantt – É uma representação visual das atividades em formato de barras distribuídas ao longo de uma linha do tempo. O comprimento das barras representa a duração das atividades. Pode ser utilizado para verificar as dependências (relacionamentos) entre as atividades, monitorar o progresso e identificar sobrecarga de tarefas em determinado período (caso o histograma de recursos não seja utilizado)

• Milestones – Os milestones são atividades marco do projeto, possuem duração zero e têm como objetivo servir como ponto de referência ou evento importante no cronograma. Podem ser utilizados de maneira eficaz durante o processo de acompanhamento do projeto.

• Software de gestão de projetos – Ter a solução ideal para gerenciar os projetos pode contribuir significativamente para o sucesso do projeto. Utilizando o Oracle Primavera Cloud, um gerente de projetos pode desenvolver todas as etapas de planejamento do seu projeto, com os seguintes benefícios:
  • Organização e centralização das informações; Melhor colaboração e comunicação com os envolvidos no projeto; Gestão de recursos e orçamento; Gestão de riscos; Acesso remoto às informações do projeto; Automatização de processos; Relatórios e análises pré-configuradas;
  • Documentação e registros históricos armazenados no projeto.

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O cronograma do projeto é um plano estratégico que contém as atividades agrupadas em uma EAP, com durações estimadas e um sequenciamento lógico definido entre as atividades. Ele é um elemento fundamental e indispensável para o sucesso do projeto. O uso adequado de ferramentas e técnicas conceituais em seu desenvolvimento, como análise do caminho crítico, estimativas de durações das atividades e softwares como o Oracle Primavera Cloud, pode contribuir para uma maior assertividade das informações e mitigar inconsistências e variações no planejamento.